Algemene Voorwaarden

1 Toepassingsgebied

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachtbevestigingen, overeenkomsten en leveringen van AirScout. Door het plaatsen van een opdracht of het aanvaarden van een offerte verklaart de opdrachtgever zich akkoord met deze voorwaarden.

AirScout behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te allen tijde te wijzigen. De meest recente versie is steeds de geldende versie en is beschikbaar via www.airscout.be/algemene-voorwaarden.

2 Vergunningen & Regelgeving Drone

AirScout opereert conform de geldende Europese en Belgische luchtvaartregelgeving, waaronder:

• Verordening (EU) 2019/947 — regels en procedures voor de exploitatie van onbemande luchtvaartuigen
• Verordening (EU) 2019/945 — onbemande luchtvaartuigsystemen en derdelandsexploitanten
• De Belgische omzettingsmaatregelen en instructies van de Directoraat-generaal Luchtvaart (DGLV)

AirScout beschikt over de vereiste erkenningen, certificaten en/of exploitatievergunningen voor de uitgevoerde vluchtcategorieën. Deze documenten worden op verzoek voorgelegd.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verstrekken van correcte en volledige informatie over de locatie en aanwezige elementen die relevant zijn voor de vliegveiligheid. AirScout behoudt het recht een opdracht te weigeren of te onderbreken indien de veiligheids- of regelgevingsomstandigheden dit vereisen, zonder dat hiervoor enige schadevergoeding verschuldigd is.

3 Vlieglocaties & Toestemmingen Drone

Elke vluchtopdracht vereist een voorafgaandelijke beoordeling van de vlieglocatie op basis van geldende luchtvaartzones, lokale regelgeving en veiligheidsoverwegingen.

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen:

• Staat de opdrachtgever in voor het verkrijgen van eventueel benodigde toestemmingen van grondeigenaars, lokale overheden of andere betrokken partijen.
• Zorgt de opdrachtgever voor vrije en veilige toegang tot de vlieglocatie op het afgesproken tijdstip.
• Worden bijkomende kosten voor het aanvragen van specifieke luchtruimvergunningen (bv. CTR-toestemmingen, tijdelijke luchtruimrestricties) doorberekend aan de opdrachtgever.

AirScout zal, in samenwerking met de opdrachtgever, de nodige luchtruimcoördinatie uitvoeren via de geëigende kanalen (o.a. MySkyGuide / DGLV Drone Portal).

4 Veiligheid & Operationele Beperkingen Drone

De veiligheid van personen, eigendommen en het luchtverkeer primeert te allen tijde. AirScout heeft te allen tijde het recht om:

• Een vlucht te weigeren, te onderbreken of te beëindigen bij onveilige weersomstandigheden (wind, regen, mist, onweer e.d.).
• Een vlucht te weigeren indien de locatie onveilig of niet conform de regelgeving wordt beoordeeld.
• Aanwijzingen te geven aan personen aanwezig op of nabij de vlieglocatie in het kader van de vliegveiligheid.

De opdrachtgever verbindt zich ertoe geen personen of objecten te plaatsen in de operationele zone zonder voorafgaande toestemming van de Piloot in Commando (PIC). Het benaderen van de drone tijdens de vlucht is verboden tenzij de PIC hiervoor uitdrukkelijk toestemming verleent.

Minimale veiligheidsafstanden worden steeds gerespecteerd conform de toepasselijke regelgeving. AirScout kan nooit verantwoordelijk worden gesteld voor schade die voortvloeit uit het niet naleven van veiligheidsinstructies door de opdrachtgever of derde partijen.

5 Aansprakelijkheid Drone

AirScout beschikt over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor dronediensten conform de wettelijke verplichtingen. Een verzekeringsbewijs wordt op verzoek voorgelegd.

De aansprakelijkheid van AirScout is beperkt tot de gedekte schade onder deze verzekering. AirScout is niet aansprakelijk voor:

• Onrechtstreekse schade, gevolgschade of gederfde winst van de opdrachtgever.
• Schade veroorzaakt door onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door de opdrachtgever.
• Vertraging, onderbreking of annulering als gevolg van weersomstandigheden, luchtruimbeperkingen of andere factoren buiten de controle van AirScout.
• Schade aan of verlies van derde eigendommen indien de opdrachtgever de veiligheidsinstructies niet heeft nageleefd.

De opdrachtgever vrijwaart AirScout van alle aanspraken van derden die voortvloeien uit een fout of nalatigheid van de opdrachtgever.

6 Beelden, Data & Auteursrecht

Alle door AirScout gemaakte opnames, beelden, kaarten, data en afgeleide producten (hierna "Deliverables") worden beschermd door het auteursrecht. De intellectuele eigendomsrechten berusten bij Niko Caignie & WorkHardPlayHard BV, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Na volledige betaling van de factuur verkrijgt de opdrachtgever een niet-exclusief gebruiksrecht voor de in de overeenkomst bepaalde doeleinden. Elk ander gebruik, reproductie, verspreiding of commercieel gebruik vereist voorafgaande schriftelijke toestemming en kan leiden tot bijkomende vergoedingen.

AirScout behoudt het recht om de gemaakte beelden te gebruiken voor eigen portfoliodoeleinden (website, sociale media, presentaties), tenzij de opdrachtgever hierover schriftelijk bezwaar maakt vóór aanvang van de opdracht.

Alle ruwe data en deliverables worden gedurende 6 maanden na de opnamedatum bewaard als back-up. Na deze periode is de opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor archivering.

Bij opnames waarbij persoonsgegevens worden vastgelegd (gezichten, kentekenplaten e.d.) is de opdrachtgever verantwoordelijk voor de naleving van de AVG/GDPR-regelgeving en het verkrijgen van de nodige toestemmingen.

7 Privacy & Gegevensbescherming Drone

AirScout verwerkt persoonsgegevens van de opdrachtgever conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR — Verordening (EU) 2016/679).

Bij het uitvoeren van droneoperaties waarbij derden in beeld worden gebracht, treft AirScout de nodige voorzorgsmaatregelen. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het informeren van aanwezige personen en voor naleving van de privacywetgeving voor zijn rekening.

AirScout maakt geen opnames van personen in privéomgevingen zonder uitdrukkelijke toestemming, conform de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving.

8 AI-chatassistent

De AirScout-website maakt gebruik van een geautomatiseerde AI-chatassistent ter ondersteuning van bezoekers. Deze assistent is bedoeld als eerste informatiepunt en is niet geconfigureerd als professioneel adviesorgaan.

De AI-chatassistent kan fouten bevatten, onvolledige informatie verstrekken of in uitzonderlijke gevallen onjuiste antwoorden geven. AirScout aanvaardt geen aansprakelijkheid voor beslissingen genomen op basis van informatie verstrekt door de chatassistent. Bij twijfel of voor bindende informatie neemt de gebruiker rechtstreeks contact op via info@airscout.be of +32 498 59 08 95.

Gesprekken via de chatassistent kunnen worden opgeslagen en intern verwerkt met het oog op kwaliteitsbewaking en opvolging. Deze gegevens worden niet gedeeld met derden en verwerkt conform de AVG/GDPR conform artikel 7 van deze voorwaarden.

9 Offertes & Prijzen

Offertes zijn geldig gedurende 30 kalenderdagen na datum van uitgifte, tenzij anders vermeld. Prijzen zijn exclusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

De offerte is gebaseerd op de door de opdrachtgever verstrekte informatie. Bijkomende kosten kunnen aangerekend worden bij:

• Vluchten in gecontroleerd luchtruim of zones die bijzondere vergunningen vereisen.
• Verplaatsingskosten buiten de standaard serviceradius.
• Meerwerk ten opzichte van de originele opdrachtomschrijving.
• Wachttijden als gevolg van omstandigheden toe te schrijven aan de opdrachtgever.
• Bijzondere bewerkingen of postproductie niet opgenomen in de offerte.

10 Facturatie & Betaling

Betaaltermijn: uiterlijk 30 dagen na factuurdatum. Indien er binnen de 5 dagen na factuurdatum geen schriftelijke klacht wordt ingediend met gedetailleerde omschrijving van het bezwaar, is de factuur aanvaard zoals ze is.

Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een nalatigheidsintrest verschuldigd van 12% op het factuurbedrag, alsook een forfaitaire schadevergoeding van 10% op het factuurbedrag met een minimum van €250.

AirScout behoudt het recht om de levering van diensten op te schorten bij uitstaande betalingen.

11 Annulatie & Herplanning

Annulatie of herplanning door de opdrachtgever dient schriftelijk te worden meegedeeld. Volgende annulatiekosten zijn van toepassing:

• Meer dan 5 werkdagen voor de geplande datum: gratis, mits herplanning mogelijk is.
• 3 tot 5 werkdagen voor de geplande datum: 25% van de totale opdrachtwaarde.
• Minder dan 3 werkdagen voor de geplande datum: 50% van de totale opdrachtwaarde.
• Annulatie op de dag zelf: 100% van de totale opdrachtwaarde.

AirScout behoudt het recht om vluchten te annuleren of te herplannen bij onveilige weersomstandigheden, luchtruimbeperkingen of overmacht, zonder verschuldigde vergoeding. In dat geval wordt kosteloos een nieuwe datum voorgesteld.

12 Overmacht

In geval van overmacht — waaronder begrepen doch niet beperkt tot: extreme weersomstandigheden, luchtruimsluitingen, technische defecten, ziekte van de piloot, overheidsmaatregelen of pandemieën — wordt de uitvoering van de opdracht opgeschort of geannuleerd zonder enige aansprakelijkheid.

AirScout informeert de opdrachtgever zo spoedig mogelijk bij overmacht en stelt, waar mogelijk, een alternatieve uitvoerdatum voor.

13 Klachten

Klachten over geleverde diensten of facturen dienen schriftelijk te worden ingediend binnen 5 kalenderdagen na levering respectievelijk factuurdatum, met een gedetailleerde omschrijving van het bezwaar. Na deze termijn worden leveringen en facturen als aanvaard beschouwd.

Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting niet op.

14 Toepasselijk Recht & Geschillen

Op alle overeenkomsten met AirScout is het Belgisch recht van toepassing. Bij geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen bevoegd.

15 Vertrouwelijkheid & Onderaanneming

Wanneer AirScout voor de uitvoering van een opdracht beroep doet op onderaannemers of subcontractors, gelden de volgende bepalingen onverminderd en zijn deze bindend voor elke betrokken onderaannemer.

15.1 — Vertrouwelijkheid. Alle informatie die de onderaannemer in het kader van de samenwerking ontvangt — met inbegrip van maar niet beperkt tot klantgegevens, projectlocaties, technische briefings, planningen en commerciële informatie — wordt beschouwd als strikt vertrouwelijke informatie. De onderaannemer verbindt zich ertoe deze informatie niet te gebruiken voor eigen commerciële doeleinden, niet te delen met derden en ze na afronding van de opdracht niet te bewaren langer dan strikt noodzakelijk.

15.2 — Verbod op rechtstreeks klantcontact. De onderaannemer onthoudt zich van elke rechtstreekse of onrechtstreekse communicatie met de opdrachtgever van AirScout, tenzij met voorafgaande en schriftelijke toestemming van AirScout. Dit verbod geldt zowel tijdens de looptijd van de samenwerking als gedurende een periode van twee jaar na beëindiging ervan.

15.3 — Sanctie. Bij schending van artikel 15.1 of 15.2 is de onderaannemer van rechtswege en zonder ingebrekestelling een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van €2.500 per vastgestelde inbreuk, onverminderd het recht van AirScout om de werkelijk geleden schade te vorderen en de samenwerking met onmiddellijke ingang te beëindigen.

16 Contactgegevens

AirScout — onderdeel van WorkHardPlayHard BV

info@airscout.be  ·  +32 498 59 08 95  ·  BTW BE0563.822.297

Laatste update: Juni 2026