Algemene Voorwaarden

1 Toepassingsgebied

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachtbevestigingen, overeenkomsten en leveringen van AirScout. Door het plaatsen van een opdracht of het aanvaarden van een offerte verklaart de opdrachtgever zich akkoord met deze voorwaarden.

AirScout behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te allen tijde te wijzigen. De meest recente versie is steeds de geldende versie en is beschikbaar via www.airscout.be/algemene-voorwaarden.

2 Vergunningen & Regelgeving Drone

AirScout opereert conform de geldende Europese en Belgische luchtvaartregelgeving, waaronder:

• Verordening (EU) 2019/947 — regels en procedures voor de exploitatie van onbemande luchtvaartuigen
• Verordening (EU) 2019/945 — onbemande luchtvaartuigsystemen en derdelandsexploitanten
• De Belgische omzettingsmaatregelen en instructies van de Directoraat-generaal Luchtvaart (DGLV)

AirScout beschikt over de vereiste erkenningen, certificaten en/of exploitatievergunningen voor de uitgevoerde vluchtcategorieën. Deze documenten worden op verzoek voorgelegd.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verstrekken van correcte en volledige informatie over de locatie en aanwezige elementen die relevant zijn voor de vliegveiligheid. AirScout behoudt het recht een opdracht te weigeren of te onderbreken indien de veiligheids- of regelgevingsomstandigheden dit vereisen, zonder dat hiervoor enige schadevergoeding verschuldigd is.

3 Vlieglocaties & Toestemmingen Drone

Elke vluchtopdracht vereist een voorafgaandelijke beoordeling van de vlieglocatie op basis van geldende luchtvaartzones, lokale regelgeving en veiligheidsoverwegingen.

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen:

• Staat de opdrachtgever in voor het verkrijgen van eventueel benodigde toestemmingen van grondeigenaars, lokale overheden of andere betrokken partijen.
• Zorgt de opdrachtgever voor vrije en veilige toegang tot de vlieglocatie op het afgesproken tijdstip.
• Worden bijkomende kosten voor het aanvragen van specifieke luchtruimvergunningen (bv. CTR-toestemmingen, tijdelijke luchtruimrestricties) doorberekend aan de opdrachtgever.

AirScout zal, in samenwerking met de opdrachtgever, de nodige luchtruimcoördinatie uitvoeren via de geëigende kanalen (o.a. MySkyGuide / DGLV Drone Portal).

4 Veiligheid & Operationele Beperkingen Drone

De veiligheid van personen, eigendommen en het luchtverkeer primeert te allen tijde. AirScout heeft te allen tijde het recht om:

• Een vlucht te weigeren, te onderbreken of te beëindigen bij onveilige weersomstandigheden (wind, regen, mist, onweer e.d.).
• Een vlucht te weigeren indien de locatie onveilig of niet conform de regelgeving wordt beoordeeld.
• Aanwijzingen te geven aan personen aanwezig op of nabij de vlieglocatie in het kader van de vliegveiligheid.

De opdrachtgever verbindt zich ertoe geen personen of objecten te plaatsen in de operationele zone zonder voorafgaande toestemming van de Piloot in Commando (PIC). Het benaderen van de drone tijdens de vlucht is verboden tenzij de PIC hiervoor uitdrukkelijk toestemming verleent.

Minimale veiligheidsafstanden worden steeds gerespecteerd conform de toepasselijke regelgeving. AirScout kan nooit verantwoordelijk worden gesteld voor schade die voortvloeit uit het niet naleven van veiligheidsinstructies door de opdrachtgever of derde partijen.

5 Aansprakelijkheid Drone

AirScout beschikt over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor dronediensten conform de wettelijke verplichtingen. Een verzekeringsbewijs wordt op verzoek voorgelegd.

De aansprakelijkheid van AirScout is beperkt tot de gedekte schade onder deze verzekering. AirScout is niet aansprakelijk voor:

• Onrechtstreekse schade, gevolgschade of gederfde winst van de opdrachtgever.
• Schade veroorzaakt door onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door de opdrachtgever.
• Vertraging, onderbreking of annulering als gevolg van weersomstandigheden, luchtruimbeperkingen of andere factoren buiten de controle van AirScout.
• Schade aan of verlies van derde eigendommen indien de opdrachtgever de veiligheidsinstructies niet heeft nageleefd.

De opdrachtgever vrijwaart AirScout van alle aanspraken van derden die voortvloeien uit een fout of nalatigheid van de opdrachtgever.

6 Beelden, Data & Auteursrecht

Alle door AirScout gemaakte opnames, beelden, kaarten, data en afgeleide producten (hierna "Deliverables") worden beschermd door het auteursrecht. De intellectuele eigendomsrechten berusten bij Niko Caignie & WorkHardPlayHard BV, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Na volledige betaling van de factuur verkrijgt de opdrachtgever een niet-exclusief gebruiksrecht voor de in de overeenkomst bepaalde doeleinden. Elk ander gebruik, reproductie, verspreiding of commercieel gebruik vereist voorafgaande schriftelijke toestemming en kan leiden tot bijkomende vergoedingen.

AirScout behoudt het recht om de gemaakte beelden te gebruiken voor eigen portfoliodoeleinden (website, sociale media, presentaties), tenzij de opdrachtgever hierover schriftelijk bezwaar maakt vóór aanvang van de opdracht.

Alle ruwe data en deliverables worden gedurende 6 maanden na de opnamedatum bewaard als back-up. Na deze periode is de opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor archivering.

Deze bewaartermijn van 6 maanden geldt niet voor deliverables die gehost worden op het AirScout Viewer-platform: zolang een geldig Viewer-abonnement loopt, blijven die deliverables beschikbaar conform artikel 16.4 van deze voorwaarden.

Bij opnames waarbij persoonsgegevens worden vastgelegd (gezichten, kentekenplaten e.d.) is de opdrachtgever verantwoordelijk voor de naleving van de AVG/GDPR-regelgeving en het verkrijgen van de nodige toestemmingen.

7 Privacy & Gegevensbescherming Drone

AirScout verwerkt persoonsgegevens van de opdrachtgever conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR — Verordening (EU) 2016/679).

Bij het uitvoeren van droneoperaties waarbij derden in beeld worden gebracht, treft AirScout de nodige voorzorgsmaatregelen. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het informeren van aanwezige personen en voor naleving van de privacywetgeving voor zijn rekening.

AirScout maakt geen opnames van personen in privéomgevingen zonder uitdrukkelijke toestemming, conform de toepasselijke Belgische en Europese regelgeving.

8 AI-chatassistent

De AirScout-website maakt gebruik van een geautomatiseerde AI-chatassistent ter ondersteuning van bezoekers. Deze assistent is bedoeld als eerste informatiepunt en is niet geconfigureerd als professioneel adviesorgaan.

De AI-chatassistent kan fouten bevatten, onvolledige informatie verstrekken of in uitzonderlijke gevallen onjuiste antwoorden geven. AirScout aanvaardt geen aansprakelijkheid voor beslissingen genomen op basis van informatie verstrekt door de chatassistent. Bij twijfel of voor bindende informatie neemt de gebruiker rechtstreeks contact op via info@airscout.be of +32 498 59 08 95.

Gesprekken via de chatassistent kunnen worden opgeslagen en intern verwerkt met het oog op kwaliteitsbewaking en opvolging. Deze gegevens worden niet gedeeld met derden en verwerkt conform de AVG/GDPR conform artikel 7 van deze voorwaarden.

9 Offertes & Prijzen

Offertes zijn geldig gedurende 30 kalenderdagen na datum van uitgifte, tenzij anders vermeld. Prijzen zijn exclusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

De offerte is gebaseerd op de door de opdrachtgever verstrekte informatie. Bijkomende kosten kunnen aangerekend worden bij:

• Vluchten in gecontroleerd luchtruim of zones die bijzondere vergunningen vereisen.
• Verplaatsingskosten buiten de standaard serviceradius.
• Meerwerk ten opzichte van de originele opdrachtomschrijving.
• Wachttijden als gevolg van omstandigheden toe te schrijven aan de opdrachtgever.
• Bijzondere bewerkingen of postproductie niet opgenomen in de offerte.

10 Facturatie & Betaling

Betaaltermijn: uiterlijk 30 dagen na factuurdatum. Indien er binnen de 5 dagen na factuurdatum geen schriftelijke klacht wordt ingediend met gedetailleerde omschrijving van het bezwaar, is de factuur aanvaard zoals ze is.

Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een nalatigheidsintrest verschuldigd van 12% op het factuurbedrag, alsook een forfaitaire schadevergoeding van 10% op het factuurbedrag met een minimum van €250.

AirScout behoudt het recht om de levering van diensten op te schorten bij uitstaande betalingen.

11 Annulatie & Herplanning

Annulatie of herplanning door de opdrachtgever dient schriftelijk te worden meegedeeld. Volgende annulatiekosten zijn van toepassing:

• Meer dan 5 werkdagen voor de geplande datum: gratis, mits herplanning mogelijk is.
• 3 tot 5 werkdagen voor de geplande datum: 25% van de totale opdrachtwaarde.
• Minder dan 3 werkdagen voor de geplande datum: 50% van de totale opdrachtwaarde.
• Annulatie op de dag zelf: 100% van de totale opdrachtwaarde.

AirScout behoudt het recht om vluchten te annuleren of te herplannen bij onveilige weersomstandigheden, luchtruimbeperkingen of overmacht, zonder verschuldigde vergoeding. In dat geval wordt kosteloos een nieuwe datum voorgesteld.

12 Overmacht

In geval van overmacht — waaronder begrepen doch niet beperkt tot: extreme weersomstandigheden, luchtruimsluitingen, technische defecten, ziekte van de piloot, overheidsmaatregelen of pandemieën — wordt de uitvoering van de opdracht opgeschort of geannuleerd zonder enige aansprakelijkheid.

AirScout informeert de opdrachtgever zo spoedig mogelijk bij overmacht en stelt, waar mogelijk, een alternatieve uitvoerdatum voor.

13 Klachten

Klachten over geleverde diensten of facturen dienen schriftelijk te worden ingediend binnen 5 kalenderdagen na levering respectievelijk factuurdatum, met een gedetailleerde omschrijving van het bezwaar. Na deze termijn worden leveringen en facturen als aanvaard beschouwd.

Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting niet op.

14 Toepasselijk Recht & Geschillen

Op alle overeenkomsten met AirScout is het Belgisch recht van toepassing. Bij geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen bevoegd.

15 Vertrouwelijkheid & Onderaanneming

Wanneer AirScout voor de uitvoering van een opdracht beroep doet op onderaannemers of subcontractors, gelden de volgende bepalingen onverminderd en zijn deze bindend voor elke betrokken onderaannemer.

15.1 — Vertrouwelijkheid. Alle informatie die de onderaannemer in het kader van de samenwerking ontvangt — met inbegrip van maar niet beperkt tot klantgegevens, projectlocaties, technische briefings, planningen en commerciële informatie — wordt beschouwd als strikt vertrouwelijke informatie. De onderaannemer verbindt zich ertoe deze informatie niet te gebruiken voor eigen commerciële doeleinden, niet te delen met derden en ze na afronding van de opdracht niet te bewaren langer dan strikt noodzakelijk.

15.2 — Verbod op rechtstreeks klantcontact. De onderaannemer onthoudt zich van elke rechtstreekse of onrechtstreekse communicatie met de opdrachtgever van AirScout, tenzij met voorafgaande en schriftelijke toestemming van AirScout. Dit verbod geldt zowel tijdens de looptijd van de samenwerking als gedurende een periode van twee jaar na beëindiging ervan.

15.3 — Sanctie. Bij schending van artikel 15.1 of 15.2 is de onderaannemer van rechtswege en zonder ingebrekestelling een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van €2.500 per vastgestelde inbreuk, onverminderd het recht van AirScout om de werkelijk geleden schade te vorderen en de samenwerking met onmiddellijke ingang te beëindigen.

16 AirScout Viewer — Platformdiensten Platform

AirScout Viewer is het online klantenplatform van AirScout, bereikbaar via view.airscout.be, waarop deliverables (360°-panorama's, 3D-modellen, orthofoto's en andere weergaven) worden gehost en raadpleegbaar gesteld op basis van een abonnement.

16.1 — Toepassingsgebied & voorrang. Dit artikel is van toepassing op alle abonnementen op en gebruik van het AirScout Viewer-platform. De overige artikelen van deze voorwaarden blijven onverkort gelden; bij tegenstrijdigheid tussen dit artikel 16 en een ander artikel prevaleert artikel 16 voor alles wat het platform betreft. Door het bestellen van een abonnement of het aanvaarden van een offerte waarin een Viewer-abonnement is opgenomen, verklaart de opdrachtgever zich akkoord met deze bepalingen.

16.2 — Abonnement & looptijd. Het abonnement wordt aangegaan voor een periode van twaalf (12) maanden, ingaand op de activatiedatum. Behoudens schriftelijke opzegging door één van beide partijen uiterlijk één maand vóór de vervaldag, wordt het abonnement stilzwijgend verlengd met telkens een nieuwe periode van twaalf maanden. Opzegging kan per e-mail aan info@airscout.be. Reeds gefactureerde abonnementsperiodes worden niet pro rata terugbetaald bij vroegtijdige stopzetting door de opdrachtgever.

16.3 — Prijzen, facturatie & opschorting. Het abonnement wordt jaarlijks vooraf gefactureerd. Alle vermelde bedragen zijn exclusief btw. AirScout kan de abonnementsprijs jaarlijks herzien; een prijswijziging wordt minstens 30 dagen vóór de vervaldag meegedeeld en geldt vanaf de eerstvolgende verlenging. Gaat de opdrachtgever niet akkoord met de nieuwe prijs, dan kan hij het abonnement opzeggen vóór de vervaldag. Bij niet-betaling na de vervaldag kan AirScout de toegang tot het platform opschorten tot de openstaande bedragen voldaan zijn, zonder dat dit recht geeft op enige vergoeding. De algemene bepalingen inzake nalatigheidsintresten en schadevergoeding uit artikel 10 blijven onverminderd van toepassing.

16.4 — Opslagruimte & bewaring. Elk abonnement omvat een vooraf bepaald opslagvolume, zoals vermeld op de tarievenpagina van het platform. Wordt dat volume overschreden, dan verwittigt AirScout de opdrachtgever en wordt in onderling overleg gekozen tussen een hoger abonnement of het opruimen van materiaal; er wordt geen opslag automatisch bijgefactureerd. Zolang het abonnement loopt en betaald is, blijven de gehoste deliverables beschikbaar. Na afloop of opzegging van het abonnement geldt een overgangsperiode van 30 kalenderdagen waarin de toegang tot het platform geblokkeerd is maar de gegevens bewaard blijven; op verzoek binnen die termijn stelt AirScout de deliverables ter beschikking voor download. Na het verstrijken van deze periode worden de gegevens definitief verwijderd, zonder mogelijkheid tot herstel. Items die de opdrachtgever zelf naar de prullenbak verplaatst, worden na de in het platform vermelde termijn definitief verwijderd.

16.5 — Beschikbaarheid & onderhoud. AirScout levert redelijke inspanningen om het platform continu beschikbaar te houden, maar geeft geen garantie op ononderbroken of foutloze werking. Er geldt geen gewaarborgd beschikbaarheidsniveau (SLA), tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen. Onderhoud, updates en technische ingrepen kunnen tijdelijke onbeschikbaarheid meebrengen; AirScout streeft ernaar dit zoveel mogelijk buiten de kantooruren te plannen. AirScout maakt periodiek back-ups van het platform als interne veiligheidsmaatregel; deze back-ups vormen geen archiveringsdienst ten behoeve van de opdrachtgever, die zelf verantwoordelijk blijft voor het bijhouden van een eigen kopie van kritieke deliverables.

16.6 — Accounts & aanvaardbaar gebruik. De opdrachtgever ontvangt een of meerdere gebruikersaccounts en is verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van de inloggegevens, voor het beheer van de door hem aangemaakte gebruikers en voor alle handelingen die via zijn accounts worden gesteld. Vermoedelijk misbruik wordt onverwijld gemeld aan AirScout. Het is niet toegestaan om:

• Beeldmateriaal, tegels of modellen geautomatiseerd of in bulk te downloaden, te kopiëren of te heraanbieden buiten de daarvoor voorziene functies van het platform.
• De beveiliging van het platform te omzeilen of te testen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
• Het platform te gebruiken op een wijze die de werking ervan verstoort of onevenredig belast.
• Materiaal te publiceren of te delen dat onwettig is of waarvoor de nodige rechten of toestemmingen ontbreken.

Bij vastgestelde inbreuken kan AirScout de toegang met onmiddellijke ingang opschorten of beëindigen, zonder recht op terugbetaling.

16.7 — Deel- en embedlinks. Het platform laat de opdrachtgever toe om deliverables publiek te delen via deellinks of in te sluiten (embedden) op eigen websites. De opdrachtgever beslist zelf welk materiaal hij op die manier publiek toegankelijk maakt en draagt daarvoor de volledige verantwoordelijkheid, met inbegrip van de naleving van de privacywetgeving, het verkrijgen van toestemmingen van betrokken personen of eigenaars, en de eigen informatieverplichtingen (cookie- en privacyverklaring) op de website waarop wordt ingesloten. AirScout is niet aansprakelijk voor de gevolgen van publicatie of insluiting door de opdrachtgever.

16.8 — Gebruiksrecht & eigen huisstijl. Het abonnement verleent een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op het platform en op de daarop gehoste deliverables, voor de duur van het abonnement en binnen de grenzen van artikel 6. De intellectuele eigendomsrechten op het platform, de onderliggende software en de deliverables blijven onverkort bij AirScout respectievelijk WorkHardPlayHard BV. De mogelijkheid om binnen bepaalde abonnementsformules een eigen naam, logo of webadres te tonen (huisstijlweergave) verleent de opdrachtgever geen enkel eigendoms-, merk- of licentierecht op het platform zelf, en houdt geen overdracht van broncode of technologie in.

16.9 — Aansprakelijkheid platform. In afwijking van en in aanvulling op artikel 5 geldt voor het platform dat de aansprakelijkheid van AirScout in elk geval beperkt is tot het bedrag dat de opdrachtgever voor het lopende abonnementsjaar heeft betaald. AirScout is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, gevolgschade, gederfde winst, gegevensverlies of schade voortvloeiend uit onbeschikbaarheid van het platform, uit storingen bij toeleveranciers, of uit handelingen van de opdrachtgever of zijn gebruikers.

16.10 — Wijziging of stopzetting van de dienst. AirScout kan het platform verder ontwikkelen, functionaliteiten toevoegen, wijzigen of stopzetten, voor zover de kern van de dienstverlening — het raadpleegbaar houden van de gehoste deliverables — daardoor niet wezenlijk wordt aangetast. Beslist AirScout het platform als geheel stop te zetten, dan wordt de opdrachtgever daarvan minstens drie maanden vooraf schriftelijk verwittigd, krijgt hij gedurende die periode de gelegenheid zijn deliverables te downloaden, en wordt het niet-gebruikte deel van het abonnementsgeld pro rata terugbetaald.

16.11 — Gegevensverwerking & subverwerkers. Voor de accountgegevens van de opdrachtgever (naam, e-mailadres, facturatiegegevens, aanmeldgegevens) treedt AirScout op als verwerkingsverantwoordelijke. Voor de op het platform gehoste deliverables en de daarin eventueel vervatte persoonsgegevens treedt AirScout op als verwerker voor rekening van de opdrachtgever, die verwerkingsverantwoordelijke blijft en instaat voor de rechtmatigheid van het materiaal. Op eerste verzoek sluit AirScout met de opdrachtgever een afzonderlijke verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG.

AirScout doet voor het platform onder meer beroep op de volgende subverwerkers:

• TransIP B.V. (Nederland) — serverinfrastructuur en e-mailverzending.
• Cloudflare, Inc. — objectopslag, contentlevering en beveiliging van het netwerkverkeer.
• GoatCounter — geanonimiseerde bezoekersstatistieken, zonder cookies of individuele profilering.

Daarnaast kan AirScout diensten van derden inzetten voor interne technische meldingen over het beheer en de monitoring van het platform. AirScout kan deze lijst wijzigen wanneer de technische inrichting van het platform dat vereist; de meest recente versie is steeds raadpleegbaar op deze pagina. Persoonsgegevens worden niet verkocht of voor commerciële doeleinden aan derden doorgegeven.

17 Contactgegevens

AirScout — onderdeel van WorkHardPlayHard BV

info@airscout.be  ·  +32 498 59 08 95  ·  BTW BE0563.822.297

Laatste update: Augustus 2026